Numérisation de documents & Saisie de données en ligne : pour ou contre ?

La numérisation de documents est primordiale au sein des entreprises. Ce processus qui s’effectue soit par la saisie des données manuelles, soit par le scan automatique des documents facilite l’accès aux informations et améliore ainsi l’efficacité opérationnelle.

Bien que la plupart des entreprises reconnaissent l’importance de la numérisation des documents pour leurs activités commerciales, la rareté de la main-d’œuvre pour mener à bien cette opération pose un défi. En effet, la saisie de données (surtout si elle concerne une quantité importante de données) implique des besoins en personnel et en ressources considérables.

Le plus souvent, les entreprises se tournent vers l’externalisation de la numérisation de documents pour gagner en souplesse opérationnelle et réduire les coûts de fonctionnement.

Avantages de l’externalisation de la numérisation de documents

1) Mettre l’accent sur son core business

Chaque entreprise dispose de processus essentiels et non essentiels. La mise en œuvre en interne de tâche à faible valeur ajoutée comme la numérisation de documents (saisie de données) peut présenter des coûts opérationnels énormes, le déploiement de nouvelles technologies et de nombreuses autres dépenses cachées. L’externalisation des services de saisie de données (numérisation de documents) décharge le chef d’entreprise des inconvénients précités et lui permet donc de se concentrer sur leurs compétences de base.

2) Une équipe de professionnels

En externalisant, l’entreprise a accès aux meilleurs talents disponibles. Afin d’offrir un service exemplaire à leurs clients, les entreprises BPO expérimentées comptent en leur sein des opérateurs de saisie qualifiés. Le risque d’erreurs dans le traitement des données est réduit lorsque la tâche est traitée par un fournisseur de services expérimentés.

3) Accès aux technologies innovantes

Il est devenu essentiel pour les prestataires BPO de s’équiper des dernières technologiques afin de fournir des services haut de gamme, et ce, pour offrir des services efficaces et rapides. En choisissant le bon partenaire d’externalisation, vous pouvez faire de réelle économie en matière d’équipements technologiques.

4) Réduction des coûts opérationnels

La réduction des coûts d’exploitation est l’un des principaux objectifs d’une entreprise. L’externalisation de la numérisation de documents permet d’économiser des dépenses liées à la main-d’œuvre, à l’infrastructure à la technologie et bien plus encore.

Les défis à surmonter

Bien qu’il existe de nombreux avantages de l’externalisation de la numérisation de documents, il existe également d’autres inconvénients qui doivent être pris en considération.

1) Perte de contrôle

En tant que sous-traitant, vous devez porter une attention particulière aux processus qui sont externalisés. Des erreurs concernant la saisie de données peuvent entraîner une efficacité moindre des opérations commerciales. Ainsi, pour garder le contrôle sur les performances, le taux d’erreur et la productivité, vous devrez déployer un personnel compétent pour communiquer avec la société d’externalisation et superviser les opérations.

2) Écart de communication

Les différences culturelles et linguistiques avec les destinations d’externalisation offshore peuvent présenter certaines limites pour les entreprises et donc leur freiner dans leur stratégie. Pour éviter ce genre de tracas, il est préférable de se tourner vers des pays francophones (voire francophiles) à l’instar de Madagascar, pour fluidifier la communication et les échanges.

3) Sécurité des données

Lorsque les entreprises partagent des données sensibles avec leur partenaire d’impartition, elles doivent s’assurer que l’agence d’externalisation a des directives de sécurité strictes pour éviter les fuites d’informations. Raison de plus de bien choisir son partenaire offshore.

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